Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả- Tăng Năng Suất Công Việc

Bạn có bao giờ cảm thấy như thời gian đang “chạy trước” bạn, khiến bạn cảm thấy bị áp lực? Hoặc có lúc nào bạn cảm thấy mất kiểm soát về lịch trình và công việc, khiến bạn căng thẳng và lo lắng về việc không hoàn thành được mọi thứ? Mình là được xem là “nạn nhân” của tình trạng trên. Khi nhận thức được tình trạng của bản thân và nhận thức được “quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng nhất“. Mình đã tìm hiểu và thử rất nhiều phương pháp khác nhau. Dưới đây, mình sẽ bật mý cho bạn 5 bước đã giúp mình quản lý thời gian hiệu quả tăng cường năng suất công việc.

1. Xác Định Mục Tiêu và Nhiệm Vụ Ưu Tiên

Mục tiêu được xem là bản đồ định hướng, và nhiệm vụ ưu tiên là bộ chỉ thị để bạn biết nên điều chỉnh hướng nào để tiến đến mục tiêu. Bằng cách xác định mục tiêu và ưu tiên, bạn không chỉ đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng mà còn giúp bạn tập trung vào những việc thực sự quan trọng.

Để có thể xác định mục tiêu và ưu tiên một cách hiệu quả, hãy bắt đầu bằng cách đặt cho mình câu hỏi này: “Việc nào sẽ mang lại ảnh hưởng lớn nhất và cần thiết nhất cho mục tiêu của tôi?“

Sau khi bạn đã xác định được các mục tiêu quan trọng, tiếp theo là ưu tiên chúng. Hãy đặt câu hỏi: “Công việc nào cần phải được hoàn thành trước tiên?” Điều này có thể phụ thuộc vào thời hạn, ảnh hưởng đến các công việc khác, hoặc mức độ quan trọng của công việc đó đối với mục tiêu tổng thể.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo Ma trận quản lý thời gian Eisenhower– Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bằng cách dựa trên tiêu chí khẩn cấp và độ quan trọng.

2. Tạo Lịch Làm Việc Cụ Thể Mỗi Ngày

Hãy sắp xếp một lịch làm việc hàng ngày để biết bạn sẽ làm gì và khi nào để dễ dàng theo dõi tiến trình công việc của bạn. Chia công việc thành các phần nhỏ hơn và gán thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ. Điều này giúp bạn tự động hóa quá trình làm việc và tránh bị phân tâm bởi các công việc khác.

Mỗi buổi sáng, trước khi bắt đầu công việc, bạn dành khoảng 10 phút để tạo lịch làm việc cho ngày hôm đó. Chỉ tập trung vào 3 nhiệm vụ quan trong đưa lên đầu tiên và cam kết hoàn thành.

Một sai lầm mình đã mắc phải là cố gắng liệt kê nhiều danh mục và ghi rõ thời gian bắt đầu. Khi nhìn vào danh sách, cảm giác mình làm được nhiều thứ và rất phấn khởi. Cuối cùng, kết quả cuối ngày nhân lại là cảm giác mình đang chạy đua với thời gian và làm quá nhiều việc khiến hiệu suất mỗi việc không được tốt.

Mỗi ngày lịch trình của mình sẽ khác nhau. Sau đây là cách mình lên To-do-list.

To-Do-List ngày 23/04/2024
Nhiệm vụ ưu tiên:

• Viết 1 bài Blog – 2 giờ
• Dạy học 1 suất – 1h30 phút
• Tạo và đăng video 1 giờ

Nhiệm vụ thông thường:

• Đi bộ dọc bờ biển 30 phút
• Đọc sách 30 phút
• Nghe tiếng Anh 30 phút
• Viết Nhật ký-20 phút
• Sám hối- Tu tập 45 phút

Nhớ rằng: “Năng suất không phải là làm nhiều việc hơn- mà là làm đúng những việc cần thiết.“

3. Sử dụng Kỹ thuật Pomodoro

Kỹ thuật Pomodoro giúp tăng cường tập trung và hiệu suất bằng cách chia nhỏ thời gian làm việc thành các phút nhỏ và kỷ luật bản thân để nghỉ ngơi. Cụ thể như sau:

• Đặt Thời Gian: Bắt đầu bằng việc đặt một đồng hồ báo thức để làm việc trong 25 phút liên tục. Thời gian 25 phút này được gọi là một “Pomodoro”.
• Tập Trung Tối Đa: Trong suốt 25 phút đó, hãy tập trung hoàn toàn vào công việc mà bạn đang làm mà không để bị phân tâm bởi các yếu tố bên ngoài như email, tin nhắn, hoặc cuộc gọi điện thoại.
• Nghỉ Ngơi: Khi đồng hồ báo thức reo, đó là thời gian để nghỉ ngơi. Dành 5 phút để nghỉ ngơi, thư giãn, hoặc đi bộ xung quanh để làm sảng khoái tinh thần.
• Lặp Lại: Sau khi kết thúc 5 phút nghỉ ngơi, bắt đầu lại một Pomodoro mới bằng cách đặt lại đồng hồ báo thức và tiếp tục với công việc tiếp theo.

4. Đánh giá và Điều chỉnh

Đánh giá kế hoạch làm việc giúp bạn nhận ra những điểm mạnh và yếu của mình, từ đó có thể điều chỉnh để cải thiện hiệu suất. Hãy kiểm tra xem bạn đã hoàn thành những gì và tìm hiểu từ các sai lầm để cải thiện quy trình làm việc của mình trong một khoảng thời gian.
Ví dụ: Cuối mỗi tuần, bạn dành thời gian để đánh giá những gì bạn đã hoàn thành trong tuần qua và những gì cần cải thiện. Bạn có thể phát hiện ra rằng một số công việc mất nhiều thời gian hơn dự kiến và điều chỉnh lịch làm việc cho tuần tiếp theo.

5. Tránh sao nhãng từ công nghệ

Khi nói đến việc quản lý thời gian để tăng năng suất, việc tránh sao nhãng từ công nghệ là một phần quan trọng không thể bỏ qua. Công nghệ là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp chúng ta tổ chức và thực hiện công việc một cách hiệu quả, nhưng nếu không được sử dụng một cách thông minh, nó có thể dẫn đến lãng phí thời gian và giảm năng suất.

Ví dụ, có đôi khi mình có ý định lướt xem mạng xã hội tầm 10 phút những rồi vô tình bị cuốn theo hay đôi lúc có tin nhắn đến mình sẽ mất thời gian để phản hồi và làm gián đoạn công việc đang dang dở. Thế nên, điều cần làm là thiết lập một thời gian cụ thể trong ngày cho việc sử dụng công nghệ. Khi làm việc, tắt thông báo và tập trung vào công việc quan trọng.

Bằng cách áp dụng những bước đơn giản trên vào cuộc sống hàng ngày, mình tin rằng bạn sẽ cảm nhận được sự thay đổi tích cực trong cách quản lý thời gian, tăng cường năng suất trong công việc.

Xem thêm:

• Kỹ Năng Chọn Lọc Thông Tin Giữa Thời Đại Thông Tin
• Thực Hành Lối Sống Tối Giản Vào Cuộc Sống Hiện Đại